应对本标准和环境管理体系所要求的文件进行控制。记录是一种特殊的文件,应该按照4.5.4的要求进行控制。
组织应建立、实施并保持一个或多个程序,以规定:
a)在文件发布前进行审批,确保其充分性和适宜性;
b)必要时对文件进行评审和更新,并重新审批;
c)确保对文件的更改和现行修订状态做出标识;
d)确保在使用处能得到适用文件的有关版本;
e)确保文件字迹清楚,标识明确;
f)确保对策划和运行环境管理体系所需的外部文件做出标识,并对其发放予以控制;
g)防止对过期文件的非预期使用。如须将其保留,要做出适当的标识。